Tugas Ke-1 Psikologi Manajemen

I.        PSIKOLOGI MANAJEMEN

A.    Pengertian Psikologi Manajemen

Psikologi Manajemen adalah ilmu tentang bagaimana mengatur atau me-manage sumber daya yang ada untuk memenuhi kebutuhan atau dengan kata lain Psikologi Manajemen adalah suatu studi tentang tikah laku manusia yang terlibat dalam proses manajemen dalam rangka melaksanakan fungsi-fungsi manajeman untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Sebagai ilustrasi, dulu dalam manajemen, orang berproduksi hanya mengandalkan sumber daya alam. Misalnya, orang berburu, memancing atau memetik hasil hutan saja untuk memenuhi keperluannya. Tetapi lama-kelamaan mulai terasa bahwa dengan menambahkan sumber daya manusia (terutama akalnya), maka orang akan bisa lebih efektif dan efisien dalam berproduksi. Maka mulailah dikenal pertanian, peternakan dan upaya budi daya sumber-sumber alam lainnya.

B.     Pengertian Manajemen

Kata manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Dalam buku Manajemen Teori, Praktik, & Riset Pendidikan, kata  manajemen berasal dari bahasa Latin, yaitu dari asal kata manus yang berarti tangan dan agere yang berarti melakukan. Kata-kata itu digabung menjadi kata kerja managere yang artinya menangani. Managere diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris dalam bentuk kata kerja to manage, dengan kata benda management, dan manager untuk orang yang melakukan kegiatan manajemen.

Manajemen erat kaitannya dengan konsep organisasi. Manajemen diperlukan ketika terdapat sekumpulan orang-orang (yang pada umumnya memiliki karakteristik perbedaan) dan sejumlah sumber daya yang harus dikelola agar tujuan sebuah organisasi dapat tercapai. Tujuan tersebut sangat beragam, tergantung dari jenis sebuah organisasi.

Menurut Tisnawati Sule, manajemen adalah sebuah proses yang dilakukan untuk mewujudkan tujuan organisasi melalui rangkaian kegiatan berupa perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian orang-orang serta sumber daya organisasi lainnya. Hakikat manajemen adalah merupakan proses pemberian bimbingan, pimpinan, pengaturan, pengendalian, dan pemberian fasilitas lainnya. Pengertian manajemen dapat disebut pembinaan, pengendalian pengelolaan, kepemimpinan, ketatalaksanaan yang merupakan proses kegairahan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) manajemen adalah orang yang mengatur pekerjaan atau kerja sama di antara berbagai kelompok atau sejumlah orang untuk mencapai sasaran atau orang yg berwenang dan bertanggung jawab membuat rencana, mengatur, memimpin, dan mengendalikan pelaksanaannya untuk mencapai sasaran tertentu.

Menurut Stoner, manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Menurut Manullang, pengertian manajemen dapat dilihat dari tiga pengertian, yaitu:

1.      Manajemen sebagai suatu proses

2.      Manajemen sebagai suatu kolektivitas manusia

        3.      Manajemen sebagai ilmu (science) dan sebagai seni (art)

Manajemen sebagai suatu proses, melihat bagaimana cara orang untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Pengertian manajemen sebagai suatu proses dapat dilihat dari pengertian menurut:

1.   Encylopedia of The Social Science, yaitu suatu proses dimana pelaksanaan suatu tujuan tertentu dilaksanakan dan diawasi.

2.    Haiman, yaitu fungsi untuk mencapai suatu tujuan melalui kegiatan orang lain, mengawasi usaha-usaha yang dilakukan individu untuk mencapai tujuan.

3.    Georgy R. Terry, yaitu cara pencapaian tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu dengan melalui kegiatan orang lain.

Manajemen sebagai suatu kolektivitas manusia yaitu suatu kumpulan dari orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan bersama. Kolektivitas atau kumpulan orang-orang inilah yang disebut dengan manajemen, sedangkan orang yang bertanggung jawab terhadap terlaksananya suatu tujuan atau berjalannya aktivitas manajemen disebut manajer.

Manajemen sebagai suatu ilmu dan seni, melihat bagaimana aktivitas manajemen dihubungkan dengan prinsip-prinsip dari manajemen. Dari definisi di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa manajemen yaitu koordinasi semua sumber daya melalui proses perencanaan, pengorganisasian, penetapan tenaga kerja, pengarahan dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.

 

C.    Fungsi Manajemen

Fungsi-fungsi manajemen adalah seangkaian kegiatan yang dijalankan dalam manajemen berdasarkan fungsinya masing-masing dan mengikuti satu tahapan-tahapan tertentu dalam pelaksanaannya. Fungsi manajemen terdiri dari beberapa fungsi, antara lain:

1.  Forecasting (peramalan) yaitu kegiatan meramalkan, memproyeksikan terhadap      kemungkinan yang akan terjadi bila sesuatu dikerjakan.

2.    Planning (perencanaan) yaitu penentuan serangkaian tindakan dan kegiatan untuk mencapai hasil yang ditetapkan. Proses ini menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi.

3.   Organizing (organisasi) yaitu pengelompokan kegiatan untuk mencapai tujuan, termasuk dalam hal ini penetapan susunan organisasi, tugas dan fungsinya. Proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan bisa memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi bisa bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi.

4.   Staffing atau Assembing Resources (penyusunan personalia) yaitu penyusunan personalia sejak dari penarikan tenaga kerja baru, latihan dan pengembangan sampai dengan usaha agar setiap petugas memberi daya guna maksimal pada organisasi.

5.  Directing atau Commanding (pengarahan atau mengkomando) yaitu usaha memberi bimbingan saran-saran dan perintah dalam pelaksanaan tugas masing-masing bawahan (delegasi wewenang) untuk dilaksanakan dengan baik dan benar sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Proses implementasi program agar bisa dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan penuh kesadaran dan produktivitas yang tinggi.

6.   Leading yaitu pekerjaan manajer untuk meminta orang lain agar bertindak sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

7.  Coordinating (koordinasi) yaitu menyelaraskan tugas atau pekerjaan agar tidak terjadi kekacauan dan saling lempar tanggung jawab dengan jalan menghubungkan, menyatu-padukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan.

8.   Motivating (motivasi) yaitu pemberian semangat, inspirasi dan dorongan kepada bawahan agar mengerjakan kegiatan yang telah ditetapkan secara sukarela.

9.    Controlling (pengawasan) yaitu penentuan dan penetapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan tujuan. Proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan, dan diimplementasikan bisa berjalan sesuai dengan target yang diharapkan.

10.  Reporting (pelaporan) yaitu penyampaian hasil kegiatan baik secara tertulis maupun lisan.

II.            PERENCANAAN / PLANNING

A.    Pengertian Perencanaan/Planning

Perencanaan dapat didefinisikan sebagai suatu proses perumusan di muka tentang berbagai tindakan yang akan dilakukan di kemudian hari guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Rencana adalah setiap rincian dari perumusan di muka untuk mencapai tujuan tertentu. Dengan demikian, rencana merupakan perincian dari perencanaan. Proses awal perencanaan dimulai dari penetapan tujuan kemudian merinci berbagai cara, teknik dan prosedur guna mencapai tujuan tersebut. Suatu perencanaan dikatakan efektif jika tujuan yang telah dirumuskan dapat dicapai sepenuhnya dan semakin jauh pencapaian tujuan dari yang direncanakan berarti perencanaan tidak efekif. Jika tujuan yang telah dirumuskan dan telah dibuat perencanaannya ternyata tidak dapat dicapai maka berarti telah terjadi berbagai kemungkinan, di antaranya:

1.       Tujuan yang hendak dicapai tidak realistis.

2.    Tujuan yang hendak dicapai realistis akan tetapi perencanaan yang disusun tidak sejalan dengan tujuan.

3.   Tujuan yang hendak dicapai tidak realistis sedangkan operasionalisasi perencanaannya  adalah  salah.

B.     Langkah-langkah Dalam Menyusun Planning

Menurut Manulang, proses pembuatan rencana terdiri dari 4 tahap, yaitu:

1.      Menetapkan Tugas dan Tujuan

Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat diformulir tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedangkan tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh.

2.     Observasi dan Analisa

Menentukan faktor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (observasi), bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang akan digunakan.

3.     Mengadakan Kemungkinan-kemungkinan

Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesaian, besarnya biaya yang dibutuhkan, efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya.

4.     Membuat Sintesa

Sintesa yaitu alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sintesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut. Kemungkinan-kemungkinan tersebut tidak mungkin diambil salah satu saja, sebab setiap kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan.

Menurut Siswandi, proses perencanaan terdiri dari 5 tahap, yaitu:

1.     Penetapan Tujuan Organisasi

Penetapan tujuan organisasi merupakan bagian awal dari proses penyusunan perencanaan. Tanpa perumusan tujuan organisasi yang tegas dan jelas maka organisasi akan menghamburkan sumber daya secara berlebihan. Mengenal prioritas dan kekhasan tujuan organisasi akan membuat manajemen dapat menggunakan sumber daya secara efektif dan efisien. Perumusan tujuan organisasi merupakan prioritas pertama dan kedua.

·         Keengganan Menetapkan Alternatif Tujuan

·         Takut Gagal

·         Kekurangan Pengetahuan Tentang Organisasi

·         Kekurangan Pengetahuan Akan Lingkungan

·         Kurang Percaya Diri

2.     Mendefinisikan Situasi Sekarang (Berjalan)

Mengenal situasi dan kondisi sekarang sangat penting artinya bagi manajer dan dari data masa lalu sampai pada posisi sekarang merupakan petunjuk atau sinyal seberapa jauh perencanaan yang telah dilakukan telah berjalan efektif dan efisien.

3.     Mengenal Dukungan dan Kendala

Dengan mengenal dukungan dan kendala maka manajer dapat mengantisipasi sedini mungkin tentang berbagai hal yang akan terjadi dari kemungkinan terburuk sampai pada kemungkinan terbaik.

4.     Mengembangkan Premis Perencanaan

Yang dimaksud premis disini adalah asumsi tentang lingkungan dimana organisasi itu berada. Oleh karena itu, sebelum manajer menyusun rencana sebaiknya manajer telah membuat peramalan yang terkait dengan rencana yang akan disusun.

5.     Mengembangkan Metode Pengawasan Operasi Rencana

Di dalam metode pengawasan telah diperhitungkan berbagai permasalahan dan kendala di lapangan serta berbagai cara menanggulanginya. Jika metode pengawasan tidak dipersiapkan terlebih dahulu maka ketika terjadi permasalahan atau kendala di lapangan maka metode pengawasannya cenderung kurang sistematis dan cenderung bersifat acak.

C.    Manfaat Planning Dalam Manajemen

1.   Dengan adanya rencana maka organisasi mempunyai standar dan arah yang jelas yang hendak dicapai yang akan mengarahkan anggota organisasi kepada suatu tujuan yang telah ditetapkan.

2.   Rencana menghilangkan ketidakpastian sebab dengan adanya rencana maka semua orang yang ada di dalam organisasi akan sangat mengetahui dan menyadari tentang hak dan kewajiban yang akan dilakukan.

3.  Rencana akan dapat menghilangkan kinerja yang produktif, efektif dan efisien sehingga pengeluaran beban organisasi (organization expenses) akan menjadi ekonomis.

4.   Rencana dapat dijadikan standar pengukuran yang dibakukan oleh pihak yang berwenang atas organisasi. Dengan adanya rencana maka akan diketahui derajat penyimpangan ataupun derajat keberhasilan.

5.  Rencana yang telah disusun dapat dijadikan pijakan dasar penyusunan rencana periode berikutnya.

6.    Rencana umumnya menselaraskan kinerja organisasi dengan tuntutan lingkungan eksternal dan internal organisasi.

7. Rencana organisasi merupakan dasar bagi pelaksanaan pengendalian dan derajat penyimpangan dan derajat organisasi maka jika terjadi penyimpangan akan semakin mudah membetulkan atau mengoreksi tindakan yang salah.

8.     Rencana membatasi lingkup dan medan tuga yang akan dikerjakan.

9.     Rencana menyadarkan semua pihak yang ada di dalam organisasi untuk mengenal kekuatan, kelemahan, kesempatan, dan ancaman yang ada di dalam organisasi.

10.  Rencana akan memperkecil beban kerja yang berlebihan sebab dengan adanya rencana maka semua beban kerja telah disusun secara rasional dan sistematis.

11. Rencana akan dapat memadukan semua bagian yanga ada di dalam organisasi sehingga kinerja semua bagian yang ada di dalam organisasi dapat berjalan secara harmonis.

12.  Rencana dapat melokasir berbagai persoalan yang mungkin terjadi ketika pelaksanaan tugas berlangsung.

13.  Rencana dapat menciptakan koreksi diri bagi setiap bagian sehingga masing-masing bagian organisasi akan menyadari seberapa jauh kontribusi yang diberikan kepada organisasi.

D.    Jenis-jenis Planning Dalam Organisasi

Menurut Siswandi, pada umumnya perencanaan dapat dibedakan ke dalam:

1.     Perencanaan Menurut Waktu

Perencanaan menurut waktu dibedakan kedalam perencanaan jangka pendek, perencanaan jangka menengah dan perencanaan jangka panjang. Perencanaan jangka pendek adalah perencanaan yang pelaksanaannya memerlukan waktu paling lama setahun. Perencanaan jangka menengah adalah perencanaan yang waktu pelaksanaannya lebh dari setahun akan tetapi kurang dari 5 tahun. Perencanaan jangka panjang adalah perencanaan yang waktu pelaksanaannya adalah lebih dari setahun.

2.     Perencanaan Menurut Fungsi

Perencanaan menurut fungsi adalah perencanaan dikelompokan menurut bagiam (unsur-unsur) penting dan utama yang ada di dalam organisasi, meliputi fungsi produksi, fungsi pemasaran, fungsi sumber daya manusia, fungsi keuangan, fungsi umum, fungsi riset, dan fungsi pengembangan. Masing-masing fungsi ini membuat perencanaan sesuatu dengan bidang tugasnya sendiri. Setiap fungi mempunyai karakter yang khas yang berbeda dengan fungsi lainnya akan tetapi mempunyai keterkaitan yang erat.

3.     Perencanaan Menurut Para Pertanggungjawaban

Di dalam organisasi bisnis, pusat pertanggungjawaban meliputi bagian yang bertanggung jawab terhadap penghasilan, biaya dan investasi, maka masing-masing bagian seperti bagian yang bertanggung jawab terhadap penghasilan membuat perencanaan, bagian yang bertanggung jawab terhadap biaya membuat perencanaan dan bagian investasi juga membuat perencanaan.

4.     Perencanaan Menurut Penggunaan

Dari segi penggunaan, perencanaan dibedakan kedalam perencanaan satu langkah dan perencanaan berkelanjutan. Yang dimaksud dengan perencanaan satu langkah adalah perencanaan di mana implementasinya hanya dikerjakan satu periode implementasi, sedangkan perencanaan berkelanjutan adalah perencanaan yang pelaksanaannya akan berkelanjutan (diulang) pada periode berikutnya.

5.     Perencanaan Dalam Kaitannya dengan Strategi

Dalam kaitannya dengan strategi, perencanaan dibedakan kedalam perencanaan strategi dan perencanaan taktis. Perencanaan strategis berkaitan dengan perencanaan yang bermuatan luas dan menyeluruh serta bersifat jangka panjang sejalan dengan tujuan dan misi organisasi, sedangkan perencanaan taktis adalah perencanaan yang memusatkan kepada tindakan atau aktivitas sehari-hari. Perencanaan taktis ini sering kali disebut dengan perencanaan operasional.

Melihat tingkat hirarkis, ada tiga jenis perencanaan: perencanaan strategis, taktis dan operasional.

1.     Perencanaan Strategis

Perencanaan strategis dianggap oleh organisasi secara keseluruhan dan dihasilkan oleh tingkat hirarki yang lebih tinggi dari sebuah organisasi. Berkaitan dengan tujuan jangka panjang dan strategi dan tindakan untuk mencapainya.Perencanaan ini merupakan proses dimana eksekutif / top manajer meramal arah jangka panjang dari suatu entitas dengan menetapkan target spesifik pada kinerja, dengan mempertimbangkan kondisi internal dan eksternal untuk melakukan tindakan perencanaan yang dipilih. Hal ini biasanya dilakukan dalam organisasi pada tingkat manajerial, atau tingkat tertinggi perintah, yang dilakukan dengan cara taktik dan prosedur yang digunakan untuk mencapai tujuan tertentu atau diberikan perencanaan jangka panjang lebih dari 5 tahun. Perencanaan strategis juga merupakan suatu hal untuk merencanakan strategi dalam segala hal, atau dalam kehidupan sehari-hari setiap orang.

2.     Perencanaan Taktis / Taktik

Pada tingkat kedua dari perencanaan, taktis, kinerja berada dalam setiap area fungsional bisnis, termasuk sumber daya tertentu. Perkembangannya terjadi oleh tingkat organisasi menengah, bertujuan untuk efisiensi penggunaan sumber daya yang tersedia untuk jangka menengah proyeksi. Dalam perusahaan besar dengan mudah mengidentifikasi tingkat perencanaan, yang diberikan oleh setiap kepala bagian. Bagian taktis merupakan proses yang berkelanjutan, yang bertujuan dalam waktu dekat, merampingkan pengambilan keputusan dan menentukan tindakan. Bagian Ini dilakukan secara sistemik karena merupakan totalitas yang dibentuk oleh sistem dan subsistem, seperti yang terlihat dari sudut pandang sistemik. Apakah iteratif, dan proyek mana yang harus fleksibel dan menerima penyesuaian dan koreksi. Teknik ini memungkinkan pengukuran siklus dan evaluasi sebagai dijalankan yang secara dinamis dan interaktif dilakukan dengan orang lain, dan merupakan teknik yang mengkoordinasikan berbagai kegiatan untuk mencapai tujuan yang diinginkan dari efisiensi.

3.     Perencanaan Operasional

Ketidakpastian yang disebabkan oleh tekanan dan pengaruh lingkungan harus berasimilasi pada pertengahan atau taktik yang harus mengkonversi dan menafsirkan keputusan strategis, tingkat tertinggi, ke dalam rencana konkrit di tengah dan membuat rencana yang akan dilakukan dan, pada gilirannya, dibagi lagi menjadi rencana operasional dan rincian yang akan dijalankan pada tingkat operasional. Karena jadwal pada tingkat operasional sesuai dengan set bagian homogen dari perencanaan taktis, yaitu, mengidentifikasi prosedur spesifik dan proses yang diperlukan di tingkat bawah organisasi, menyajikan rencana aksi atau rencana operasional. Hal ini dihasilkan oleh tingkat organisasi yang lebih rendah, dengan fokus pada kegiatan rutin perusahaan, oleh karena itu, rencana dikembangkan untuk waktu yang singkat. Perencanaan Operasional ini dilakukan pada karyawan di tingkat terendah dari organisasi. Membuat perencanaan kecil sebuah organisasi dan merinci bagaimana tujuan akan dicapai. Bahkan, semua titik dasar perencanaan terjadi di tingkat operasional, yang sangat mempengaruhi dan menentukan, bersama dengan, hasil taktik. Termasuk tugas-tugas operasional dan skema operasi yang benar dan efisien dalam menjalani sistem pendekatan reduksionis proses khas ditutup. Hal ini dilakukan berdasarkan proses diprogram dan teknik komputasi. Ini mengubah ide menjadi kenyataan, atau mengeksekusi tujuan dari suatu tindakan melalui berbagai rute, jangka pendek pekerjaan umumnya kurang dari 1 tahun.

DAFTAR PUSTAKA

Abdul Mukhyi, M & Hadi Saputro, I. (1995). Pengantar Manajemen Umum (Untuk STIE). Jakarta: Gunadarma.

Leavitt, Harold J. (1992). Psikologi Manajemen. Jakarta: Erlangga.

Manulang, M. (2012). Dasar-Dasar Manajemen. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.

Siswandi. (2008). Aplikasi Manajemen Perusahaan: Analisis Kasus dan Pemecahannya. Jakarta: Mitra Wacana Media.

Tisnawati Sule, Erni. (2004). Pengantar Manajemen. Kencana: Bandung.

Usman, Husnaini. (2008). Manajemen Teori, Praktik, & Riset Pendidikan. Jakarta: Bumi Aksara.